تئوری و عمل در روابط عمومی و ارتباطات، تألیف میرسعید قاضی
درسنامه روابط عمومی. تألیف پائولا مارتنز کوهن، ترجمه سید محمود هاشمی - میرسعید قاضی
فن روابط عمومی، تألیف کلر آستین، ترجمه و تدوین گروه کارشناسان ایران
کارکرد های روابط عمومی، تألیف کاظم متولی
بروز تغییر واقعیتی است که روابط عمومی‌ها با آن روبه‌رو هستند. توجه به «مدیریت تغییر» موجب شده تا روابط عمومی‌ها امروزه موقعیت بهتری نسبت به گذشته در سازمان‌ها داشته باشند. مدیریت تغییر (Change Management) از سرعت بخشیدن به نحوه انجام کارها سخن نمی‌گوید، بلکه هدف، تغییر نگرش در نحوه انجام کارهاست.
پیوسته از سوی محیط‌های برون سازمانی و درون سازمانی، شوکهایی بر روابط‌عمومی‌ها وارد می‌شود که اغلب ناشی از رشد فناوری‌ها یا عملکرد خود سازمانهاست. از این رو روابط‌عمومی‌ها در جریان و مسیر رودخانه‌ای قرار گرفتند که آنها را به سمت دریایی بزرگ می‌کشاند. اگر خود را با جریان آب رودخانه همسو کردند و توانستند تغییر را در سازمان ایجاد کنند، موفقند وگرنه خلاف جریان آب شنا کردن بی‌فایده است.
حال این تغییر را از کجا شروع کنیم؟ اگر به روشهای اجرایی خود در امور جاری روابط‌عمومی به دیده تردید بنگریم که «آیا این کاملترین و بهترین روش است که به کار برده‌ام یا راه‌های بهتری هم وجود دارد؟» این «تردید»، نقطه شروع در مدیریت تغییر در روابط‌عمومی‌هاست.
شاید به کارگیری فناوری در امور جاری روابط‌عمومی را بتوان شروع مناسبی برای مدیریت تغییر دانست. اما برای به وجود آوردن این تغییر باید فرایندی طی کرد. فرایند تغییر در روابط‌عمومی‌ها از جایی آغاز و طی برنامه‌ای منظم و منسجم، در جایی پایان می‌پذیرد، یعنی کاملاً سیستمی و منطبق بر فرآیند است. این همان شرط رسیدن به یک روابط‌عمومی ایده‌آل و مطلوب است. وقتی تفکر تغییر برای روابط‌عمومی یک سازمان پدید آمد شاهد افزایش کارآیی و اثربخشی پیامها خواهیم بود.
«کورت لوین» همان نام آشنایی که اصطلاح «دروازه‌بان خبری» را به واژگان ارتباطات و رسانه افزوده است، برای ایجاد تغییر سه مرحله را در نظر می‌گیرد:
همچنین نظریه پردازان مدیریت تغییر، مراحلی را برای ایجاد تغییر ذکر کرده‌اند که بدین شرح است:
اینکه چه چیز را می‌خواهیم تغییر دهیم؟ هدف ما از این تغییر چیست؟ با این تغییر به کجا می‌خواهیم برسیم؟ چگونه تغییر ایجاد می‌شود؟ چه کسانی حمایت و چه کسانی مشارکت می‌کنند؟ ما باید چه کنیم و به چه امکانات و بودجه‌ای نیازمندیم؟ همه سؤالهایی است که هر روابط‌عمومی باید در آغاز کار پاسخ آنها را داشته باشد.
مدیریت تغییر، تغییر در تفکر و دیدگاه‌هاست. هر تغییر را می‌توان مترادف با فرصتی برای رشد و پیشرفت دانست، اما این تغییرات برای کارکنان در نگاه اول یک تهدید به شمار می‌رود. عمدتاً کارمندان تغییر را با ترس می‌پذیرند، اما لازمه مدیریت مناسب این تغییرات، هماهنگ کردن نیروی انسانی در یک جهت و رمز دستیابی به این هماهنگی شفافیت در ارتباطات است.
از سوی دیگر در روابط‌عمومی‌ها، تغییر در «محتوا» بسیار حائز اهمیت است. بکارگیری شیوه‌های جدید در ارایه محتوای پیام، از مواردی است که براساس نوع مخاطب و گوناگونی نوع رسانه‌ها صورت می پذیرد. لازم است در این فرایند ارزش افزوده‌ای برای روابط عمومی ایجاد شود. به عنوان مثال، با بکارگیری خصلت فرامتنی یا hyper text در اینترنت و استفاده از «لینکها» امکان ارایه اطلاعات اضافه و تکمیلی به کاربر در سایت فراهم می‌شود. این اطلاعات می تواند به صورت متن، تصویر، صوت و یا قطعه‌ای از فیلم باشد.
در تفکر مدیریت نوین مطرح شده است که هیچ وقت نباید متوقف شد، مرتب باید به جلو رفت و هیچ‌گاه نباید از شرایط خود راضی باشیم، رقبایمان از ما سبقت می‌گیرند، پس همواره باید در حرکت بود و به طور مستمر در اندیشه بهبود و نوآوری باشیم.
کلام آخر اینکه، روابط‌عمومی بخش مهمی از یک سازمان است که وظایفی همچون اطلاع‌رسانی، اطلاع‌یابی، پاسخگویی، شناخت «افکار عمومی»، شناخت و تجزیه و تحلیل «نقاط قوت و ضعفها و فرصتها و محدودیتها» را بر عهده داشته و در پی آن است تا با پیشگیری از محدودیتها، بهترین استفاده را از فرصتها برای تحقق اهداف سازمان ببرد. با محقق شدن مدیریت تغییر، روابط‌عمومی از مدیریت اجرایی خارج شده و در جایگاه مدیریت استراتژیک قرار می‌گیرد. روابط‌عمومی‌های تغییر یافته، حتی مدیریت ریسک را هم می‌توانند به طور جدی مورد توجه قرار دهند. اینگونه است که یک روابط‌عمومی از حالت ایستا می‌تواند به یک روابط‌عمومی پویا تبدیل شود.
بتدریج که جامعه پیچیده تر شد و حرفه ها به سوى تخصصى شدن پیش رفت، روابط عمومى نیز با آن گام بر داشت. امروزه در بنگاه هاى روابط عمومى و ادارات آن درون سازمانى از جمله، بخش هاى ایجاد شده که به روابط مالى، روابط صنعتى و روابط بین الملل مى پردازد. بخش هایى نیز از روابط عمومى که تخصصى شده از قبیل، پژوهش، ارتباطات، سخن پراکنى، نگارش، انتشارات و غیره اختصاص یافته است.
با وجود این بسیارى از بنگاه هاى عمومى با ادغام در بنگاه هاى تبلیغات تجارى، استقلال خود را از دست مى دهند. بسیارى از ادارات روابط عمومى درون سازمانى از طریق قطع رابطه سنتى خود با تبلیغات تجارى، بازاریابى و یا ادارات مختلف، خود مختارى بیشترى به دست آوردند. دنیاى روابط عمومى ممکن است، براى اغلب افراد مبهم به نظر برسد و براى بسیارى از مردم حکم فعالیت داشته باشد در صورتى که روابط عمومى با نظام هاى دیگر در ارتباط است و مى تواند براى هر یک از بخش هاى یک سازمان جامعه تأثیر بگذارد، گر چه سازمان ها، بدون روابط عمومى نیز مى توانند امور خود را بگذرانند، کسى که از روابط عمومى به طور مؤثر و مفیدى استفاده مى کند، تمامى عناصر یک حرفه بویژه عملکردها را تکمیل مى کند.
از جمله آنها مهمترین اثر آن چگونگى ارتباط مؤثر در جامعه خواهد بود از آنجایى که آمادگى در هر معقوله یک اصل ضرورى است، روابط عمومى ها به خوبى مى توانند در این اصل مهم بویژه زمان (مدیریت بحران) نقش مهمى را ایفا کنند در حقیقت نقش چند وجهى و پر نفوذ روابط عمومى در فرایند توسعه، امروز شناخته شده است. مقوله روابط عمومى به عنوان حرفه، دانش و هنر با کارکردهایى چون اطلاع رسانى مبتنى بر اطلاع یابى، نظرسنجى، مشاوره، سخنگویى، مدیریت و جایگاهى به مثابه منبع اطلاعات، مرجع مراجعات و وضع برقرارى ارتباطات و مناسبات انسانى در سازمان تعریف و شناخته خواهد شد.
روابط عمومى، اصالتاً مبتنى بر ۲ مقوله اطلاع رسانى و متقاعد سازى است. به طور کلى این مقوله و مجموعه ارتباطى تأثیرگذار محسوب مى شود، لذا ضرورتاً باید آن را به خوبى شناخت و نحوه استفاده کاربرد از آن را فراگرفت. هم اینک، دبیرخانه شوراى عالى اطلاع رسانى دولت در راستاى ضرورت انجام این مهم، یعنى آموزش و باز آموزى فنون روابط عمومى را فراهم نموده است. امروز که روزگار پر تحول و پیچیده و نوگرایى است، براى اثبات کارایى روابط عمومى ها، باید مجموعه سازمان متبوعه خود را با کارهاى مناسب و جدید کامیاب کنند. چون دست اندرکاران روابط عمومى بر خلاف پزشکان، حقوقدانان و حسابداران و سایر متخصصان اغلب در تعریف موضوع کار خود مشکل دارند و این مشکل از آنجا ناشى مى شود که کار این گروه صورت هاى گوناگونى به خود مى گیرند و زمینه هاى مختلفى را شامل مى شود لذا ضرورت دارد دولت و مجلس در به کارگیرى روابط عمومى به دلایل گفته شده وظیفه مدونى را تدوین کنند تا روابط عمومى ها از حالت تشریفات به جنبه هاى تأثیرگذار خود هدایت و ملزم شوند.
نخستین انجمن روابط عمومى در ایران با کمک و پشتیبانى شرکت ملى نفت ایران و رئیس روابط عمومى این شرکت، در اسفند ۱۳۴۶ تأسیس شد و به عضویت انجمن جهانى روابط عمومى در آمد که هدف این انجمن شناساندن فلسفه و روح روابط عمومى و تبیین آن در جامعه و بالا بردن ارزش کیفى فعالیت آنها در زمینه برقرارى ارتباط و امکان تبادل تجارب میان آنهاست.
وجود روابط عمومى مؤثر و کارا در هر کشورى، بستگى به برداشت و اطلاع همگانى از جمله مدیران سازمان ها از روابط عمومى، میزان مهارت تجزیه و تحلیل و تسلط تخصصى مسئولان روابط عمومى، کیفیت رابطه بین رسانه هاى همگانى با روابط عمومى دارد.